Как я работаю...
Во первых, я не предлагаю готовые шаблоны из интернета, это может сделать каждый. Кто это делал, знает, что такие документы очень сырые или не подходят, но их можно использовать, когда нужно выполнить задачу "на отвяжись", т.е. формально.
Во вторых, я пишу документы более 10 лет. Есть готовые шаблоны, которые легко и быстро адаптировать под любую компанию (они дешевле, а иногда я их дарю в качестве бонуса).
В третьих, мне интересно разрабатывать актуальные документы с "0", с учетом сферы бизнеса, норм законодательства, пожеланий Заказчика (а пожелания Заказчиков бывают очень специфическими)).
При разработке документа:
• учитываю его предназначение и сохраняю стиль на всем протяжении текста;
• пишу грамотным языком, использую простые фразы и соответствующую терминологию;
• указываю корректную информацию, достоверность и актуальность проверяю через специализированные источники.
• учитываю его предназначение и сохраняю стиль на всем протяжении текста;
• пишу грамотным языком, использую простые фразы и соответствующую терминологию;
• указываю корректную информацию, достоверность и актуальность проверяю через специализированные источники.
Теперь о самих документах...
1.РЕГЛАМЕНТИРУЮЩИЕ ДОКУМЕНТЫ или бумажки, которые помогают обеспечить порядок в делах
Нужно ли внедрять эти документы, какждый предприниматель решает сам.
Практика подтверждает, что большинство собственников, в течение первых 2х лет ведения бизнеса, осознают необходимость таких регламентов.
Ценность регламентов для внутренней деятельности компании:
-помогают новым сотрудникам быстрее влиться в корпоративную среду, узнать и принять ее правила;
-однозначно фиксируют нормы и правила поведения;
-определяют и закрепляют полномочия и зоны ответственности подразделений и работников;
-однозначно фиксируют нормы и правила поведения;
-определяют и закрепляют полномочия и зоны ответственности подразделений и работников;
-описывают и закрепляют порядок, алгоритмы, процессы взаимодействия внутри компании.
1.1.Регламентирующие документы (РД)- все внутренние документы организации
1.1.Регламентирующие документы (РД)- все внутренние документы организации
многократного применения, которые регулируют деятельность сотрудников.
1.2.Локальные нормативные акты (ЛНА)- документы, которые регулируют
1.2.Локальные нормативные акты (ЛНА)- документы, которые регулируют
трудовые отношения и условия труда.
*Примечание. Документы однократного применения, а также документы, имеющие в качестве адресата одного работника или группу работников, не являются регламентирующим, в т.ч. ЛНА, даже если они содержат нормы трудового права. Например, приказы о приеме на работу, увольнении, переводе, премировании, наложении взыскания не являются РД и ЛНА. Такие документы относятся к категории Правоприменительных актов
ТИПЫ ДОКУМЕНТОВ
|
Тип документа
|
Назначение документа
|
|
Организационные
|
регламентируют организационную структуру и систему управления организацией
|
|
Нормативно-методические
|
регламентируют работу, процессы, действия
|
|
Планово-учетные
|
регламентируют учетную политику, управляют материальными и финансовыми потокам
|
2. ПОРЯДОК РАЗРАБОТКИ ДОКУМЕНТОВ
2.1. Устанавливаются общие Правила (1-й уровень);
2.2. Разрабатывается Положение (2-й уровень);
2.3. На основании Положения, для регламентирования конкретных действий разрабатывается Регламент, пишется методика или устанавливается Порядок (3-й уровень);
2.4. На основании Положения, Регламента, Методики или Порядка, составляется Рабочая инструкция (4-й уровень)
2.1. Устанавливаются общие Правила (1-й уровень);
2.2. Разрабатывается Положение (2-й уровень);
2.3. На основании Положения, для регламентирования конкретных действий разрабатывается Регламент, пишется методика или устанавливается Порядок (3-й уровень);
2.4. На основании Положения, Регламента, Методики или Порядка, составляется Рабочая инструкция (4-й уровень)
7 ВИДОВ РЕГЛАМЕНТИРУЮЩИХ ДОКУМЕНТОВ
|
Уровень
|
Тип документа
|
Начзначение
|
|
1
|
Правила
|
определяет логику действий и поведения работников в организации |
|
2
|
Положения
|
определяет место объекта в организационной и/или функциональной структуре в соответствии с Правилами, либо не противоречащий им
|
|
3
|
Должностная инструкция
|
определяет место должности в организационной и функциональной структуре в соответствии с Положением о подразделении
|
|
4
|
Регламент
|
описывает один процесс, распределяющий роли, устанавливающий последовательность действий, их содержание и сроки в соответствии с Положениями и Правилами, либо не противоречащий им
|
|
5
|
Порядок
|
определяет последовательность выполнения действий внутри одного процесса
|
|
6
|
Методика
|
определяет технологию выполнения действий, функций в соответствии с установленными Правилами, либо не противоречащий им, внутри одного рабочего процесса или функции
|
|
7
|
Рабочая инструкция
|
пооперационное руководство какими-либо действиям
|
3.В процессе развития компании, возникает этап, когда необходимо навести административный порядок: описать бизнес-процессы, разработать положения о подразделениях, в которых выделить и закрепить зоны ответственности, прописать кадровые документы, разработать правила и стандарты. В соответствии с требованиями ТК РФ все компании должны иметь обязательные и необязательные ЛНА. Законодательно утвержденного перечня локальных актов не существует.
3.1. В Трудовом кодексе упоминаются отдельные ЛНА, их и считают обязательными:
• правила внутреннего трудового распорядка — ст. 189 – 190 ТК РФ;
• положение об оплате труда и премированию — ст. 135 ТК РФ;
• график отпусков — ст. 123 ТК РФ, письмо Роструда №4414-6;
• установление порядка обработки персональных данных ст. 86, п. 8, ст. 87 ТК РФ;
• графики сменности, если они не являются приложением к коллективному договору ст. 103 ТК РФ;
• штатное расписание — письмо Роструда № ПГ/4653-6-1;
• положение о дистанционной работе;
• должностные инструкции;
• правила и инструкции по охране труда — ст. 212 ТК РФ;
• о нормировании труда — ст. 159 ТК РФ;
• порядок аттестации — ст. 81 ТК РФ;
• и другие...
Ответственность за отсутствие документации регулирует п. 1 ст. 5.27 КоАП РФ — нарушение законодательства и иных нормативных актов, в которых содержатся нормы трудового права. Если в организации нет, например, Положения о защите персональных данных, наступает ответственность вплоть до уголовной.
• правила внутреннего трудового распорядка — ст. 189 – 190 ТК РФ;
• положение об оплате труда и премированию — ст. 135 ТК РФ;
• график отпусков — ст. 123 ТК РФ, письмо Роструда №4414-6;
• установление порядка обработки персональных данных ст. 86, п. 8, ст. 87 ТК РФ;
• графики сменности, если они не являются приложением к коллективному договору ст. 103 ТК РФ;
• штатное расписание — письмо Роструда № ПГ/4653-6-1;
• положение о дистанционной работе;
• должностные инструкции;
• правила и инструкции по охране труда — ст. 212 ТК РФ;
• о нормировании труда — ст. 159 ТК РФ;
• порядок аттестации — ст. 81 ТК РФ;
• и другие...
Ответственность за отсутствие документации регулирует п. 1 ст. 5.27 КоАП РФ — нарушение законодательства и иных нормативных актов, в которых содержатся нормы трудового права. Если в организации нет, например, Положения о защите персональных данных, наступает ответственность вплоть до уголовной.
3.2. Необязательные регламенты/положения прописываются и действуют по решению руководителя подразделения/компании:
• положение о корпоративной культуре;
• стандарты работы, скрипты;
• положение о ДМС;
• кадровая политика;
• положения о подразделениях;
• и другие...
3.3. Разрабатывать локальные нормативные акты могут специалисты разного профиля: экономисты, бухгалтеры, руководители подразделений, кадровики. Иногда над одним документом работают несколько человек. Все зависит от специфики и назначения документа.
4. ОБЩАЯ СХЕМА СОЗДАНИЯ ЛНА:
4.1. Разработать проект документа;
4.2. Оформить согласно требованиям;
4.3. Согласовать и утвердить готовый документ;
4.4. Ознакомить с документом работников.
• положение о корпоративной культуре;
• стандарты работы, скрипты;
• положение о ДМС;
• кадровая политика;
• положения о подразделениях;
• и другие...
3.3. Разрабатывать локальные нормативные акты могут специалисты разного профиля: экономисты, бухгалтеры, руководители подразделений, кадровики. Иногда над одним документом работают несколько человек. Все зависит от специфики и назначения документа.
4. ОБЩАЯ СХЕМА СОЗДАНИЯ ЛНА:
4.1. Разработать проект документа;
4.2. Оформить согласно требованиям;
4.3. Согласовать и утвердить готовый документ;
4.4. Ознакомить с документом работников.
ВАЖНО! Документы, которые пишут понятным языком, без канцеляризмов, штампов, стоп-слов и других, трудных для восприятия, оборотов, лучше запонимаются и чаще исполняются сотрудниками. Сравните:
|
Было
|
Стало
|
|
Взаимодействовать с представителями учреждений профессионального образования по соответствующим вопросам
|
Искать провайдеров обучения
Заключать выгодные для бизнеса договора на обучение сотрудников |
|
Закончив выступление и подписав договор, мы смогли наконец отдохнуть в баре
|
Мы выступили, подписали договор и всей делегацией рванули в бар
|
|
Он знал, что его лояльность будет вознаграждена
|
Он надеялся, что собственник наградит его за преданность компании
|
|
Обеспечивать бесперебойную работу
|
Должен делать:
1.
2.
3.
|
СОТРУДНИЧЕСТВО
- Заполнение брифа/заявки проекта
- Согласование условий договора
- Предоплата
- Старт работ
- Согласование версий проекта
- Утверждение финального варианта проекта
- Подписание акта выполненных работ
- Полный расчет
